Si quelqu’un dans ton équipe te semble trop lent, c’est rarement un problème de compétence. C’est presque toujours un problème de workflow. Voici pourquoi — et comment le trouver.
Le réflexe classique qui coûte cher#
Tu as un collaborateur qui prend trop de temps sur une tâche. Ta première réaction ?
“Il manque de rigueur.” Ou : “Il faudrait quelqu’un de plus rapide.”
Tu penses que c’est un problème de “people”.
C’est le réflexe le plus naturel — et le plus coûteux.
Parce que pendant que tu cherches comment améliorer la personne, le vrai problème grossit dans l’ombre. Et il continuera de grossir même si tu changes de collaborateur.
Changer la personne sans changer le process, c’est repeindre les murs d’une maison qui fuit.
Ce que personne ne regarde#
Le problème, c’est rarement la personne. C’est le chemin que l’information doit parcourir pour arriver jusqu’à elle.
La plupart des lenteurs que je vois en entreprise viennent d’une combinaison de ces trois facteurs :
- L’information vient de plusieurs endroits différents
- Elle arrive au compte-goutte, pas en une fois
- Des étapes manuelles sont nécessaires pour la collecter, la reformater, la valider
Chacun de ces facteurs s’est installé progressivement, sans que personne ne l’ait décidé. L’entreprise a grandi. Le process, lui, n’a pas bougé. Et aujourd’hui la même personne fait le même travail qu’avant — mais avec trois fois plus de données à traiter.
Quand tu ne regardes que la personne, tu touches au symptôme. Pas à la cause.
Ce que j’ai vu chez un client — le cas du DAF#
Un dirigeant me contacte. Il est convaincu que son DAF est le problème.
“Mon DAF met 3 mois à sortir un dashboard financier. Il faut automatiser la compta.”
Je lui demande si quelqu’un a déjà regardé comment les données arrivent jusqu’au DAF.
Silence.
On remonte à l’origine — les 5 Pourquoi#
Le dashboard a 3 mois de retard. Pourquoi ?
Le DAF doit rassembler toutes les infos à la main : frais généraux, payes, factures fournisseurs.
Pourquoi à la main ?
Les données viennent de 4 outils différents. Aucun n’exporte dans le même format.
Pourquoi ces outils ne communiquent pas ?
Parce que personne ne l’a jamais configuré. Ça a toujours été fait à la main.
Pourquoi ?
Parce que quand le process a été mis en place il y a 6 ans, ça prenait “juste 20 minutes par semaine”. Sauf que l’entreprise a triplé de taille depuis.
On n’est plus à 20 minutes par semaine. On est à 3 mois de retard.
Ce qu’on a trouvé#
La vraie cause : des factures éparpillées entre la boîte mail, un drive et un logiciel de compta vieillissant. Plus une saisie manuelle pour chaque entrée.
Le DAF n’était pas lent. Il héritait d’un process pensé pour une entreprise 3 fois plus petite, qui n’avait jamais été revu depuis.
On a identifié 12 actions manuelles à automatiser. Le dirigeant a compris que le problème n’était pas son DAF. C’était son workflow.
La méthode : les 5 Pourquoi appliqués au process#
Le principe est simple. Tu pars du symptôme visible — le retard, la lenteur, l’erreur — et tu remontes vers la cause racine en te demandant “Pourquoi ?” au moins 5 fois.
À chaque Pourquoi, tu creuses un niveau plus profond.
Ce n’est pas une méthode compliquée. C’est une discipline : le réflexe de ne pas s’arrêter à la première réponse.
La première réponse sera presque toujours “c’est la personne”. La vraie réponse arrive au 3e ou 4e Pourquoi.
Dans le cas du DAF, le dirigeant était prêt à investir dans un nouveau logiciel de compta. Sans le diagnostic, il aurait changé l’outil, laissé le process intact, et se serait retrouvé avec le même retard six mois plus tard — et un outil de plus à gérer.
C’est ce qu’on appelle les 5 pourquoi — une méthode née chez Toyota qui s’applique exactement au même problème que tu as dans ton équipe aujourd’hui.
Ce que tu peux faire dès lundi#
Prends le dernier a priori que tu as eu sur quelqu’un dans ton équipe qui te semble trop lent.
Pose-toi cette question : est-ce que j’ai regardé son workflow, ou j’ai seulement regardé son résultat ?
Ensuite, trace le chemin que l’information doit parcourir pour arriver jusqu’à lui. Depuis le point de départ jusqu’à la tâche finale. Note à chaque étape : d’où vient l’info, sous quel format, et combien d’actions sont nécessaires avant qu’elle soit utilisable. Demande-toi Pourquoi à chaque blocage.
Tu vas probablement trouver quelque chose que tu n’avais pas vu. Et cette découverte vaut beaucoup plus qu’un recrutement ou une formation.
C’est exactement ce que je fais avec mes clients lors d’un audit de process. Si tu veux qu’on regarde ça ensemble sur ton organisation, contacte-moi.
Une fois les vrais problèmes identifiés, la prochaine étape c’est de les éliminer. L’article sur l’automatisation des tâches répétitives montre comment faire sans se noyer dans les outils.