Automatiser les commandes fournisseurs d’un grossiste, ça commence rarement par un logiciel. Ça commence par corriger un calcul de moyenne qui ment depuis des années, puis par sortir le patron de la boucle mail. Un grossiste qui livre la grande distribution vient de signer ce chantier pour récupérer deux jours de travail par semaine.
Chaque mercredi après-midi, quelqu’un dans l’équipe achats ouvre Cegid et commence à extraire les stocks, les ruptures, les ventes. Le calcul ne sera fini que vendredi.
Le contexte : un grossiste qui vit et meurt sur ses commandes#
C’est un grossiste qui livre la grande distribution, sur Cegid depuis des années. Pas de DSI, pas de service informatique : le logiciel tourne, l’équipe achats compense le reste avec Excel.
Chaque semaine, il faut décider quoi commander à quel fournisseur, pour quelle quantité, sans rompre le stock et sans en avoir trop. C’est le cœur du métier. Et c’est justement là que la boîte perd deux jours de travail avant même d’avoir pris la moindre décision.
Le diagnostic : ce n’est pas de l’analyse, c’est de la manutention#
On a posé la question la plus simple : montre-moi comment tu fais.
Mercredi après-midi : extraction des stocks, des ruptures et des ventes depuis Cegid. Les colonnes du fichier base articles ne tombent jamais au bon endroit, il faut les décaler à la main avant de pouvoir travailler. Vingt minutes de manipulation, chaque semaine, pour rien.
Jeudi, en entier : le calcul des moyennes de ventes, fournisseur par fournisseur. Quarante-cinq minutes pour un gros fournisseur, à refaire autant de fois qu’il y en a. Puis un fichier Excel distinct par fournisseur.
Vendredi : les préparations finales et le mail au patron.
Ce n’est pas de l’analyse. C’est de la manutention.
Et la manutention cache un problème plus grave que la lenteur : le calcul lui-même est faux. La moyenne de ventes compte les semaines de rupture comme des ventes à zéro. Un article en rupture trois semaines sur douze affiche une moyenne artificiellement basse, alors que la demande réelle était là, juste invisible parce que le produit n’était plus en rayon. Résultat : le grossiste recommande moins que ce dont il a besoin, sur les articles mêmes qui viennent de manquer.
Les nouvelles gammes aggravent le problème. Six cents références demandaient un suivi hebdomadaire pour rester fiables, ce qui représentait à lui seul deux jours de mise à jour. L’équipe est passée en suivi mensuel par manque de temps, et a perdu en précision ce qu’elle a gagné en heures.
La boucle qui rallonge tout : le patron dans le mail#
Une fois les fichiers prêts, ils partent au patron par mail, un par fournisseur. Il ouvre chacun, vérifie les moyennes, commente ce qui lui semble faux, renvoie. L’équipe corrige, revalide, renvoie à nouveau. Le bon de commande final repart ensuite à la main vers le fournisseur.
Une boucle mail par fournisseur, chaque semaine. Le patron ne fait pas ça parce qu’il ne fait pas confiance à son équipe. Il le fait parce qu’il n’a aucun autre endroit où voir ce qui est en attente, ce qui est validé, et ce qui risque de manquer dans deux mois.
À côté, chaque commande passe encore par un contrôle manuel des proformas fournisseurs : prix et quantités comparés à l’Excel de commande, puis un calcul de volume de conteneur refait à la main avec une formule différente pour chaque fournisseur, selon qu’il livre en vrac ou en palette, en mètres cubes ou en décimètres cubes.
Ce qu’on met en place#
Le chantier signé (6 000 €, démarrage le 2026-09-09) touche trois points, pas plus :
- Une connexion en lecture à Cegid, pour arrêter les extractions et les décalages de colonnes à la main.
- Un moteur de moyennes qui exclut automatiquement les semaines de rupture et les ventes exceptionnelles, avec un suivi hebdomadaire ou mensuel choisi selon l’ancienneté de la gamme.
- Une interface de validation qui remplace le mail : les préparations en attente, les montants, les risques de rupture à deux mois, un commentaire en ligne, et le bon de commande généré à la fin.
L’objectif contractuel n’est pas vague. C’est de passer de deux jours par semaine à moins de deux heures. C’est le genre de chiffre qu’on pose noir sur blanc dans un forfait d’automatisation de process, pas une promesse floue.
Ce que ça t’apprend, même si tu n’es pas grossiste#
Ce chantier n’est pas encore livré. Mais le diagnostic, lui, se retrouve presque à l’identique dans toutes les boîtes qui valident encore leurs commandes par mail. Automatiser un mauvais calcul, ça ne fait que le rendre plus rapide. Avant de brancher quoi que ce soit sur ton logiciel de gestion, vérifie ce que ton calcul actuel ignore, et pourquoi.
Le calcul du point de commande le plus simple additionne un stock de sécurité à une vente moyenne multipliée par le délai de réapprovisionnement, comme le détaille ce guide sur le sujet. Ce que la plupart des méthodes ne disent pas : si ta vente moyenne inclut des semaines de rupture comptées à zéro, tout le calcul est faux dès le départ, quel que soit l’outil qui l’exécute.
Le même biais existe probablement ailleurs dans ta gestion, pas seulement sur les commandes. Si tu veux savoir où, l’article sur les process invisibles d’une PME explique comment les repérer. Et celui sur logiciel métier vs Excel t’aide à trancher où corriger : dans le logiciel, ou à côté.
